02.01.2023

15 хвилин

Author: Dan Polonskiy

Zoho CRM: коротко про головне

На базі CRM свою роботу будують компанії у різних галузях: від вебстудій до великих торгових мереж. Платформи допомагають організувати взаємодію з клієнтами, контролювати продуктивність співробітників, планувати завдання, генерувати акти, договори та іншу ділову документацію. Особливою популярністю користуються CRM для браузерів із доповненнями у вигляді модулів. Менеджери з продажу взаємодіють із клієнтами через систему віддаленого доступу, а керівник вчасно отримує повний звіт роботи компанії.

Що таке Zoho CRM?

Zoho CRM — зручна система для взаємодії з клієнтами, яка відрізняється безпечним сховищем, де конфіденційні дані користувачів надійно захищені від сторонніх очей. До неї включено різні модулі, які розширюють функціонал платформи.

Zoho має великий портфель хмарних додатків – це означає, що у вас є широкий спектр надійних бізнес-додатків, які ви можете інтегрувати. Всі інструменти цієї компанії легко зв'язуються. І Zoho CRM є одним з основних. Це той продукт, який варто обрати, якщо вам потрібні розширені функції керування взаємодією з клієнтами, оскільки він пропонує майже все, що є в CRM.

За наявною статистикою, система встановлена у більш ніж 250 тисяч компаній. Розробник Zoho надає CRM безкоштовно для тестування. Якщо клієнту сподобається «начинка» та технічна реалізація, він зможе мігрувати на платний тарифний план.

Можливості та функції Zoho CRM

На старті користувачеві дається 15-денний пробний доступ, далі він може перейти на безкоштовну ліцензію або перенести свій офлайн офіс в онлайн-простір. Система має зрозумілий лаконічний інтерфейс. На стартовому екрані Zoho розташовані віджети з відкритими завданнями, попередніми контактами, вказуються стадії угод.

Виділяються «гарячі контракти», які мають закритися у поточному звітному періоді. Для ознайомлення із можливостями системи пропонується імпортувати початкові дані. Рекомендуємо погодитись з пропозицією, розібратися в особливостях платформи буде легше.

Функція автоматизації продажів, включає автоматизацію робочого процесу, управління обліковими записами, управління контактами, управління угодами й управління потенційними клієнтами. Потім це доповнюється спільною роботою, автоматизацією маркетингу, прогнозуванням продажів, управлінням продуктивністю, управлінням взаємовідносинами з партнерами, підтримкою продажів та інтелектуальними знаннями.

Імпорт даних

Імпорт статистики з Excel або даних клієнта з напрацьованої роками бази є однією з пріоритетних функцій для багатьох керівників бізнесу. Ручне перенесення великої кількості інформації займе чимало часу, а якщо можна завантажити відомості з файлу, вибрати поля для імпорту і почекати, поки все збережеться на сервері, то це вагома перевага. У Zoho імпорт знаходиться в налаштуваннях (іконка з гайковим ключем).

ДОСТУПНЕ ПЕРЕНЕСЕННЯ ДАНИХ З:

Salesforce;

Microsoft Dynamics;

Pipedrive;

HubSpot;

Insightly;

Highrise;

Інших CRM.

ФУНКЦІОНАЛ ІМПОРТУ ПРОДУМАНИЙ ДО ДРІБНИЦЬ І СКЛАДАЄТЬСЯ З КІЛЬКОХ КРОКІВ:

Перетягування файлу в Drag&Drop інтерфейс;

Зіставлення документів;

Порівняння полів;

Попередній перегляд;

Збереження результатів.

Підтримуються такі формати: XLS, XLSX, CSV, VCF.

API

API — інтерфейс, який дозволяє одному програмному забезпеченню отримувати дані з іншого на основі процедур, що підключаються. Наприклад, розробник може створити робота в Telegram, приєднати його до API CRM за допомогою секретного ключа й отримувати в месенджері повідомлення про нові угоди або звернення клієнтів.

Що стосується Zoho, то документація по API докладно описана. Веб-розробнику або творцю десктопних додатків з базовим знанням англійської мови не важко розібратися в списку змінних та константах.

Список звернень до автоматизованого інтерфейсу обмежений тарифним планом. Перелік лімітів подано у документації. У спеціальній вкладці є зручна панель, де можна відстежувати історію звернень. Статистика оновлюється із 15-хвилинною затримкою.

Інтеграції

Крім імпорту даних та зручного інтерфейсу CRM, системі необхідна гнучка синхронізація із зовнішніми сервісами для розсилки електронних листів або SMS.

ZOHO ДОЗВОЛЯЄ ВИКОРИСТОВУВАТИ ФУНКЦІОНАЛ ІНШИХ СЕРВІСІВ:

1C. З платформи для бухгалтерського обліку підвантажуються рахунки, баланс, список замовлень тощо. Якщо створити нового клієнта в CRM і коректно налаштувати підключення з 1С, то новий контакт буде автоматично з'являтися у двох місцях.

Сервіс розсилок Mailchimp. У момент надсилання листів виявляються непрацюючі поштові скриньки. Таким чином економляться ресурси системи, невалідні адреси автоматично виділяються, і на них не надсилатимуться пропозиції.

SMS-агрегатори. Синхронізація з Zoho здійснюється через webhook. Є можливість підключитись до СМС-розсилок за допомогою сервісів SMS Magic, Burst SMS.

Телефонія. Інтегрується з телефонією за допомогою технологій PhoneBridge. CRM можна інтегрувати з різними системами телефонії (Asterisk, Twilio, Avaya, Elastix, ...).

Спілкування з клієнтами через Twitter та Facebook.

Компанія Zoho є розробником багатьох чудових сервісів, крім Zoho CRM, і надає інтеграцію з ними, яка налаштовується в кілька клацань. Частина наших клієнтів використовує Zoho Campaigns для email розсилок, Zoho Project для ведення проєктів. З інтеграцією не виникло жодних проблем, все працює із коробки, і продумано дуже добре.

Приклад розробок Zoho

У «Магазині додатків» багато цікавих розширень, які збільшують функціонал системи. Серед них слід виділити: підключення до WhatsApp, створення канбан-дошки, інтеграція з хмарними сховищами Google Drive та Dropbox.

Zoho Reports

Придимо окрему увагу такому інструменту, як Zoho Reports.

Zoho Reports – це конструктор звітів для Zoho CRM. За допомогою нього можна створити практично будь-який звіт у будь-якому розрізі. У системі є базові звіти, досить непогані, але, крім того, без проблем можна створити й свій звіт.

ПРИКЛАДИ ЗВІТІВ ZOHO REPORTS:

по менеджерах та групам менеджерів;

по продуктах та групам продуктів;

по виторгу;

по дзвінках: їх результативності, тривалості, темі та ін.;

по угодах: їх стадіям, сумам, ймовірностям виграшу;

по завданнях: їх стадіям, термінам виконання;

тимчасові звіти: за день, тиждень, місяць;

та багато інших звітів.

ПРИКЛАДИ ЗВІТІВ ZOHO REPORTS:

по менеджерах та групам менеджерів;

по продуктах та групам продуктів;

по виторгу;

по дзвінках: їх результативності, тривалості, темі та ін;

по угодах: їх стадіям, сумам, ймовірностям виграшу;

по завданнях: їх стадіям, термінам виконання;

тимчасові звіти: за день, тиждень, місяць;

та багато інших звітів.

Zoho Creator

Необхідно сказати кiлька слiв про такий інструмент, як Zoho Creator – система для створення власних програм усередині Zoho. Creator спокійно інтегрується із Zoho CRM.

ЯК ЦЕ ПРАЦЮЄ, ПОКАЖУ НА ПРИКЛАДІ:

Клієнт – мережа салонів краси. Вони мають так званий Запис на послуги. У Zoho Creator було створено додаток Запис клієнта, у якому було створено свої поля. У тому числі в одному з полів можна вказати посилання на контакт у Zoho CRM. Цей запис клієнта був виведений як окремий модуль. Zoho Creator — тема окремої статті, але можу сказати, що ця система має дуже широкі можливості.

Автоматизація

Завдяки Zoho CRM ви зможете налаштувати затвердження будь-яких дій чи документів усередині компанії. Наприклад, затвердження рахунків.

Також можна автоматизувати всі рутинні процеси Zoho CRM шляхом написання правил. Наприклад, за допомогою Workflow ви можете створювати правила робочого процесу, які можна застосовувати до різних модулів, таких як ліди, угоди, рахунки, продукти, замовлення на продаж та багато інших. Конкретні дії, такі як надсилання електронного листа, додавання мітки або оновлення обов'язкового поля, можуть бути виконані за умови дотримання певних умов. Правила робочого процесу можуть містити до 10 умов, що забезпечує надзвичайно сучасну автоматизацію для скорочення трудомістких адміністративних завдань.

ПРО ЦЕ СВІДЧАТЬ ТАКІ ФАКТИ:

Двофакторна авторизація через Face ID, Touch ID, СМС, голосовий дзвінок та Google Authentificator. Дані на серверах шифруються через протокол безпеки. Такі ж заходи застосовуються під час передачі інформації.

Безпечні онлайн-сховища, щоб працювати з конфіденційними даними.

Обмеження входу по IP адресі.

МІНУСИ:

Користувач самостійно обирає сервер у США чи країнах Євросоюзу.

Журнал аудиту для відстеження історії активності користувачів.

Резервне копіювання.

Обмеження функціонала за ролями.

ПРО ЦЕ СВІДЧАТЬ ТАКІ ФАКТИ:

Безпечні онлайн-сховища, щоб працювати з конфіденційними даними;

Обмеження входу по IP адресі;

Користувач самостійно обирає сервер у США чи країнах Євросоюзу;

Журнал аудиту для відстеження історії активності користувачів;

Резервне копіювання;

Обмеження функціонала за ролями.

Основні модулі

Модулі – компоненти системи, які відіграють важливу роль у її функціонуванні. У Zoho є встановлені доповнення: контакти, контрагенти, угоди, операції, завдання, події, виклики, звіти тощо.Користувач може створити унікальні модулі для своїх завдань. У CRM дуже багато різних компонентів.Розробники змогли грамотно поєднати модулі для роботи над проєктами, спілкуванням з клієнтами та управлінням угодами.

ПЛАТФОРМА ЗАКРИВАЄ ВСІ БАЗОВІ ПОТРЕБИ:

Зберігання бази контрагентів;

Робота з контактами;

Облік угод. Створення звітів з продажу та взаємодій з лідами;

Робота із замовленнями та рахунками;

МІНУСИ:

Управління завданнями та проєктами;

Онлайн-чат зі співробітниками та контактами;

Зручна система оповіщень;

Вбудований пошук.

Основні модулі

ПЛАТФОРМА ЗАКРИВАЄ ВСІ БАЗОВІ ПОТРЕБИ:

Зберігання бази контрагентів;

Робота з контактами;

Облік угод. Створення звітів з продажу та взаємодій з лідами;

Робота із замовленнями та рахунками;

Управління завданнями та проєктами;

Онлайн-чат зі співробітниками та контактами;

Зручна система оповіщень;

Вбудований пошук.

Для початку роботи з Zoho CRM необхідно придбати ліцензію. Ліцензія потрібна для того, щоб мати доступ до системи на місяць або рік. Кожна ліцензія дає право підключатися за логіном та паролем скільки завгодно разів, наприклад, з комп'ютера, ноутбука та смартфона. Ліцензування відбувається по користувачах, тобто одна ліцензія відповідає одному користувачу, заведеному у CRM. Можна запустити скільки завгодно одночасних сесій під одним користувачем. Це важливо розуміти, щоб визначити кількість ліцензій, яку потрібно придбати. Наприклад, якщо в компанії 3 керівники, які користуються лише звітами в CRM системі, 3 ліцензії купувати не потрібно, достатньо буде однієї. Але кількість користувачів, зафіксованих у Zoho CRM, не може бути більшою за кількість ліцензій, це треба розуміти. Тобто, щоб дати доступ новому користувачеві, необхідно або деактивувати іншого користувача, або придбати нову ліцензію.

З кількістю ліцензій розібралися, тепер потрібно обрати тариф.

Вартість платформи для одного користувача коливається від 14 до 100 € на місяць (передплата за рік). Детальне порівняння передплат можна переглянути на сайті Zoho CRM.